Trong mỗi cuộc họp, mỗi thành viên sẽ được sắp xếp vị trí chỗ ngồi tương đương với chức vụ của họ chứ không đơn giản là vị trí nào cũng như nhau. Việc sắp xếp theo vị trí chỗ ngồi không những đảm bảo trật tự của doanh nghiệp mà còn giúp tăng thêm tính chuyên nghiệp cũng như hiệu quả cho cuộc họp. Do đó, việc tuân thủ theo các nguyên tắc này là cực kỳ quan trọng và cần thiết.Trong bài viết này, Vua Ghế Văn Phòng sẽ hướng dẫn chi tiết cho mọi người nguyên tắc xếp chỗ ngồi trong phòng họp chuẩn xác nhất.

Tầm quan trọng trong việc bố trí chỗ ngồi trong phòng họp hợp lý

Để một cuộc họp được diễn ra hiệu quả nhất, người thư ký sẽ đảm nhiệm công việc sắp xếp chỗ ngồi cũng như những tài liệu cần thiết được yêu cầu trong cuộc họp. Do đó, họ phải là người nắm vững những nguyên tắc xếp chỗ ngồi trong phòng họp để có thể đảm bảo được những ưu thế sau:

Giúp nhận biết được vai trò của từng người tham gia cuộc họp

Mỗi cuộc họp diễn ra sẽ mang những tính chất và mục đích khác nhau, do đó, sắp xếp vị trí để có thể xác định được người chủ tọa sẽ chủ trì cuộc họp là ai hoặc những cuộc họp teamwork khác sẽ mang lại cảm giác thoải mái để trao đổi thông tin giữa các thành viên.

Với loại bàn tròn thường thể hiện vai trò bình đẳng giữa các thành viên, tuy nhiên các cuộc họp bàn hình chữ nhật thường được sắp xếp chỗ ngồi riêng biệt tùy theo các cấp bậc trong công ty để mọi người có thể nhận diện được cấp trên/cấp dưới của họ. Đặc biệt, việc tuân thủ theo nguyên tắc xếp chỗ ngồi trong phòng họp còn giúp cho những người cùng phòng bán hoặc liên quan đến nhau, những người giữ chức vụ quan trọng ngồi gần nhau để có thể dễ dàng trao đổi công việc.

Hạn chế việc gây rối đội hình, mất trật tự

Việc sắp xếp chỗ ngồi cũng giúp hạn chế tối đa việc gây rối đội hình cũng như mất trật tự khi thảo luận trong các cuộc họp bởi những người liên quan đến nhau sẽ được sắp xếp để ngồi gần nhau. Quan trọng nhất, nguyên tắc xếp chỗ ngồi trong phòng họp giúp tăng sức mạnh của người điều hành cũng như làm suy giảm tính chống đối của một vài cá nhân.

Tìm hiểu nguyên tắc xếp chỗ ngồi trong phòng họp chuẩn nhất

Hiểu được tầm quan trọng của việc xếp chỗ ngồi trong mỗi cuộc họp khiến nhiều người không khỏi thắc mắc về nguyên tắc xếp chỗ sao cho đúng. Hiểu được vấn đề đó, trong phần này, chúng tôi sẽ bật mí ngay cho bạn những nguyên tắc xếp chỗ ngồi trong phòng họp chuẩn nhất.

Vị trí của chủ tọa luôn được ưu tiên

Thông thường, vị trí chủ tọa của cuộc họp sẽ được dành riêng cho các lãnh đạo cấp cao như chủ tịch, giám đốc, hay các thành viên trong ban giám đốc điều hành,… Họ đều là những người lãnh đạo, có quyền hạn cao trong mỗi doanh nghiệp. Do đó, vị trí chủ tọa phải luôn được ưu tiên cho những cấp bậc này.

Vị trí chủ tọa luôn phải được bố trí đặt ở vị trí trung tâm cuộc họp để thể hiện được ủy quyền cũng như địa vị của họ. Đồng thời, họ cũng đóng vai trò là người trực tiếp ra quyết định cho bất kỳ vấn đề gì trong doanh nghiệp. Do đó, việc ngồi ngay vị trí trung tâm sẽ giúp những người lãnh đạo dễ dàng tiếp thu ý kiến và truyền tải thông tin đến nhân viên của họ.

Ghế của chủ tọa phải khác biệt so với người tham dự

Ghế của chủ toạ thường được đặt ở vị trí trung tâm, cao hơn hoặc nổi bật hơn so với những người tham dự khác. Điều này giúp thể hiện vai trò cũng như quyền lực của người lãnh đạo cấp cao nhất trong cuộc họp. Thể hiện họ là người có trách nhiệm quản lý cuộc họp, đảm bảo sự trật tự và tuân thủ các quy tắc.

Vị trí đặc biệt và ghế riêng giúp tạo ra sự tập trung và sự chú ý đến người chủ trì cuộc họp. Đồng thời, đảm bảo góc nhìn tốt hơn, giúp họ có thể bao quát toàn bộ không gian cuộc họp vào mắt một cách dễ dàng. Đặc biệt các loại ghế phòng họp dành cho người lãnh đạo thường được thiết kế bằng chất liệu cao cấp, có tay vịn sang trọng, kiểu dáng độc đáo, thể hiện hình ảnh chuyên nghiệp, quyền lực của họ trong công ty.

Chỗ ngồi nhân viên hỗ trợ vuông góc với sếp

Đối với các doanh nghiệp lớn, họ thường sẽ bố trí phòng họp theo kiểu hình chữ nhật để có thể phân chia cấp bậc rõ ràng giữa người lãnh đạo và nhân viên công ty. Thông thường trong các cuộc họp sẽ có thư ký ngồi vuông góc với sếp để có thể hỗ trợ nhanh chóng và thuận tiện nhất.

Ở vị trí này, người trợ lý sẽ có thể dễ dàng giao tiếp, nắm bắt thông tin cũng như trao đổi nội dung cuộc họp hoặc tiếp nhận yêu cầu từ người lãnh đạo để có thể triển khai và truyền đạt lại một cách rõ ràng, rành mạch hơn cho các nhân viên khác tại cuộc họp. Do đó, đây cũng là một trong những nguyên tắc xếp chỗ ngồi trong phòng họp mà mọi người nên chú ý.

Chỗ ngồi theo dạng hợp tác

Sắp xếp chỗ ngồi theo dạng hợp tác sẽ thường phù hợp với các vị trí nhân viên trong cùng phòng bán hoặc có liên quan và làm việc trực tiếp với nhau. Việc sắp xếp như vậy sẽ giúp họ dễ dàng trao đổi công việc qua lại nhưng vẫn không làm mất trật tự trong cuộc họp.

Tuy nhiên, điều này sẽ chủ phù hợp với các nhân viên cùng cấp bậc bởi cách bố trí này ám chỉ 2 người có chức vụ ngang nhau nên tuyệt đối không bố trí cho nhân viên và bạn giám đốc chỗ ngồi theo dạng hợp tác.

Sắp xếp chỗ ngồi đối kháng

Mô hình sắp xếp chỗ ngồi đối kháng sẽ phù hợp với những cuộc họp mang tính trình bày ý tưởng, tự do phát biểu ý kiến và trao đổi thông tin với đối tác, khách hàng. Thông thường, người phụ trách dự án hoặc người trình bày sẽ được sắp xếp vị trí đối diện với người lãnh đạo trong công ty. Những người còn lại sẽ ngồi xung quanh để quan sát, nghe và đóng góp ý kiến.

Giải thích ý nghĩa vị trí ngồi và các kiểu sắp xếp bàn trong phòng họp

Để có một cuộc họp thành công, tốt đẹp, mọi người nên tuân thủ theo nguyên tắc xếp chỗ ngồi trong phòng họp một cách chính xác nhất. Đồng thời, đừng nên bỏ qua những ý nghĩa về vị trí ngồi và các kiểu sắp xếp bàn trong phòng họp.

Ý nghĩa vị trí ngồi

Dưới đây là ý nghĩa của một vài kiểu sắp xếp chỗ ngồi trong phòng họp mà bạn nên biết:

Kiểu hợp tác: Ý nghĩa của kiểu này chính là thể hiện thái độ hợp tác ngang hàng giữa 2 người ngồi cạnh nhau, thể hiện họ là những người có cùng suy nghĩ và đang bảo vệ một phương án họ cho là tốt nhất.
Kiểu hỗ trợ: Thông thường người trợ lý trong cuộc họp sẽ được bố trí để ngồi vuông góc bên cạnh người lãnh đạo để có thể kịp thời trao đổi, tiếp nhận yêu cầu từ người lãnh đạo.
Kiểu đối kháng: Kiểu này sẽ được sắp xếp mặt đối mặt sẽ tạo nên khoảng cách gần và sự đối đầu lẫn nhau. Thông thường, kiểu đối kháng thường được sắp xếp khi người lãnh đạo muốn gây ảnh hưởng với cấp dưới của họ. Đặc biệt, hãy đưa cho họ một cái ghế không tựa lưng, không tay vị, lúc này họ sẽ cảm thấy yếu thế hơn.

Các kiểu bố trí bàn họp

Bàn họp thể hiện uy quyền: Đây là kiểu sắp xếp được sử dụng phổ biến nhất trong nhiều doanh nghiệp. Việc sắp xếp bàn họp uy quyền sẽ thể hiện vai trò và cấp bậc cũng những người tham gia bằng cách chia chỗ ngồi của người chủ tọa ở đầu bàn và lùi dần đến những người có cấp bậc thấp nhất ở cuối bàn.
Bàn họp đối kháng: Kiểu bàn họp này sẽ được sắp xếp khi diễn ra các cuộc họp giữa công ty và đối tác để tranh luận và bàn bạc về một vấn đề nào đó ảnh hưởng đến quyền lợi của 2 bên. Trong trường hợp này, phía chủ tọa và đối tác sẽ ngồi chính giữa, đối diện ngay, bên cạnh họ sẽ là trợ lý hoặc những người hỗ trợ có chuyên môn về vấn đề đó.
Bàn họp thảo luận tự do: Một cuộc họp tự do sẽ thường sử dụng bàn tròn chứ không phải loại bàn Oval hay chữ nhật như thông thường. Loại bàn họp này sẽ phù hợp với các cuộc họp giữa các team member với nhau. Việc ngồi bàn tròn thể hiện sự bình đẳng, bỏ qua việc phân chia cấp bậc giúp mỗi người có thể tự do phát biểu ý kiến riêng của mình.

Trên đây là toàn bộ bài viết chia sẻ những nguyên tắc xếp chỗ ngồi trong phòng họp mà mọi người nhất định phải viết. Hy vọng, bài viết trên của chúng tôi đã giúp bạn biết được cách bố trí, sắp xếp cuộc họp nhanh chóng, dễ dàng.

Ngoài ra, Vua Ghế Văn Phòng – Đơn vị chuyên phân phối ghế văn phòng giá rẻ tại Hà Nội cũng đang cung cấp đa dạng các dòng ghế phòng họp với số lượng lớn đến các đơn vị, doanh nghiệp lớn trên toàn quốc. Trở thành đối tác lâu năm của nhiều doanh nghiệp lớn, đơn vị chúng tôi luôn tự hào cam kết chất lượng sản phẩm đều là hàng chính hãng, đạt chuẩn 100% với độ chắc chắn, độ bền cao, đáp ứng tính thẩm mỹ và tuổi thọ sản phẩm lâu dài.

Ngoài ghế phòng họp, chúng tôi hiện đang cung cấp đa dạng các dòng sản phẩm khác mà mọi người có thể tham khảo như ghế phòng họp chân quỳ, ghế giám đốc cao cấp, ghế trưởng phòng, ghế văn phòng Ergonomic (ghế công thái học),… với nhiều kiểu dáng độc đáo, màu sắc đa dạng cho khách hàng lựa chọn.

Do đó, nếu bạn đang có nhu cầu mua ghế phòng họp số lượng lớn hoặc bất kỳ dòng ghế văn phòng chất lượng nào có thể liên hệ ngay với chúng tôi qua các cổng thông tin sau:

Thông tin liên hệ:

VUA GHẾ VĂN PHÒNG